Il servizio Multiutenza è una funzione che consente la condivisione di una casella con più persone. In questo modo il titolare della casella, ha il vantaggio di:
‐ Stabilire con quali utenti utilizzare la casella e attribuire loro determinati privilegi di accesso;
‐ Può evitare di fornire le proprie credenziali di accesso agli altri utenti che condivideranno con lui la stessa casella di posta;
In fase di creazione della casella, è possibile impostare tale funzione. L’attivazione di una casella multiutente è rappresentata dal simbolo di una chiave inglese; cliccando sull’apposita icona è possibile:
Abilitare più utenti all’accesso della propria Casella
Da questa sezione è possibile invitare altre persone, appartenenti allo stesso dominio, ad accedere alla casella utilizzando le proprie credenziali.
Per invitare un nuovo collaboratore:
1. Inserire l’indirizzo email della persona che si vuole invitare;
2. Impostare lo username che il collaboratore dovrà utilizzare per accedere alla casella;
3. Definire la tipologia di accesso:
- Completo: l’utente dispone della piena operatività sulla casella;
- Lettura e modifica: l’utente può leggere e gestire le email, ma non può inviare messaggi;
- Sola lettura: l’utente può leggere e scaricare le email presenti nella casella;
4. Personalizzare un eventuale messaggio di invito;
5. Infine, cliccare su -Invita-.
A questo punto il sistema invia all’indirizzo di posta elettronica del collaboratore, una mail contenente un link per rendere attiva la collaborazione.
È possibile annullare la richiesta di invito cliccando sulla “X” rossa oppure cambiare la tipologia di accesso:
Come diventare un collaboratore e registrare le proprie credenziali di accesso
Il nuovo collaboratore riceverà un invito via mail contenente un link per l’attivazione della collaborazione. Cliccando sul link potrà confermare l’invito ed impostare la password che potrà utilizzare per accedere alla casella multiutente. Nella stessa mail sarà anche visibile l’indirizzo email di accesso.
Inserita la password, il futuro collaboratore potrà cliccare su -Conferma-. In questo modo, nella casella multiutente, l’indirizzo email del collaboratore sarà visibile tra le “Collaborazioni attive”.
La casella multiutente potrà eliminare la collaborazione oppure modificare la tipologia di accesso.
Infine il collaboratore riceverà una email informativa in cui viene confermata l’accettazione alla collaborazione.
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